تستكمل بلدية مسقط ممثلة في دائرة الموارد البشرية وبالتعاون مع دائرة الوثائق والمحفوظات بمكتب معالي الرئيس المرحلة الثانية من برنامج العمل التدريبي الخاص بـ “نظام إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية” والذي يشارك فيه عدد من موظفيها من مختلف وحدات البلدية وذلك خلال الفترة من (27 يناير – 25 فبراير 2019م) بقاعة الاجتماعات في مبنى رئاسة البلدية.
ويأتي هذا البرنامج في إطار سعي بلدية مسقط لتطبيق نظام إدارة الوثائق بالتعاون مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وقد تم تنفيذ عددًا من الدورات التدريبية للموظفين العاملين في القطاع ذاته، حيث يتدرج البرنامج إلى سبع مراحل، وتُعد هذه المرحلة من التدريب هي الثانية، وقد خُصصت للتدريب العملي على نظام إدارة الوثائق الإلكترونية، من حيث إنشاء المستندات وحفظها، والاطلاع عليها ومشاركتها، إلى جانب أعمال التصنيف والمتابعة، ويؤمل من خلالها أن يتمكن المشاركون من ممارسة الإدارة السليمة للوثائق الإلكترونية، ومحتوى النظام الذي يتكون من إنشاء المستندات وحفظها والاطلاع عليها ومشاركتها وتنظيم أعمال التصنيف المختلفة وأعمال المتابعة، وفرز الوثائق بصورة سهلة ومرنة.
وقد أفاد محمد بن سالم البريكي مدير دائرة الوثائق والمحفوظات ببلدية مسقط قائلاَ:” تعمل بلدية مسقط ممثلةً في دائرة الوثائق والمحفوظات بمكتب الرئيس على تنفيذ مشروع نظام إدارة الوثائق، الذي يتضمَّن مُجمل المتطلبات الأساسية منذ نشأة الوثيقة إلى المصير النهائي لها، مروراً بمراحل مُدد الاستبقاء المقرّرة لتلك الوثائق، وبما يتوافق مع أحكام قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية الصادر بموجب المرسوم السُّلطاني رقم (60/2007). وأضاف بأنه سيتم تفعيل مشروع نظام إدارة الوثائق إلكترونياً متضمِّناً تطبيق القواعد والنُّظُم والإجراءات المعتمَدة في مجال الوثائق والمحفوظات، وأحكام القوانين واللوائح التنظيمية لإجراءات العمل لكافة وحدات بلدية مسقط، وبما يتوافق مع دليل الإجراءات الوطني لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية على مراحل تبدأ بمرحلة تداول المراسلات إلكترونياً، ومن ثم مراحل الربط مع الأنظمة الداخلية ببلدية مسقط، فالجهات الحكومية ومؤسسات القطاع الخاص التي تتبادل المعلومات والبيانات فيما بينها في مجال تقديم الخدمات.
يشار إلى أن البلدية خصصت مرحلة التدريب الأولى التي استمرت ثلاثة أسابيع من ديسمبر الماضي للتعريف بنظام التصنيف للوثائق المشتركة الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات الوطنية، وفهم وممارسة الأُسس وقواعد العمل على التصنيف المشترك المعمول بها، ومُدد الاستبقاء والمصير النهائي وقواعد الحفظ وغيرها من المعلومات، كما تضمّن مدخلًا لشرح دليل الإجراءات الوطني لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية.
